Zarządzenie Nr 57/11 Burmistrza Gminy Goleniów z dnia 30 wrzesnia 2011 r. w sprawie zatwierdzenia instrukcji dotyczącej sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli "zastrzeżone" w Urzędzie Gminy i Miasta w Goleniowie oraz zakresu i warunków stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego w celu ich ochrony

ZARZĄDZENIE NR 57/2011
Burmistrza Gminy Goleniów
z dnia 30 września 2011 r.

w sprawie zatwierdzenia instrukcji dotyczącej sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone” w Urzędzie Gminy i Miasta w Goleniowie oraz zakresu
i warunków stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego w celu ich ochrony.

Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. Nr 142, poz. 1591 z 2001 r., z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271, Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 80, poz. 717, Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz. 1055, Nr 116, poz. 1203, z 2005 r. Nr 172, poz. 1441, Nr 175, poz. 1457, z 2006 r. Nr 17, poz. 128, Nr 181, poz. 1337, z 2007 r. Nr 48, poz. 327, Nr 138, poz. 974, Nr 173, poz. 1218, z 2008 r. Nr 180, poz. 1111, z 2009 r. Nr 52, poz. 420, Nr 157,poz. 1241, Nr 223, poz. 1458, z 2010 r. Nr 28, poz. 142, Nr 28,poz. 146, Nr 40, poz. 230, Nr 106, poz. 675) oraz art. 14 ust. 1 oraz art. 43 ust. 5 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228) zarządzam, co następuje:

§ 1. W celu zapewnienia przestrzegania przepisów ustawy o ochronie informacji niejawnych
w Urzędzie Gminy i Miasta w Goleniowie zatwierdzam instrukcję dotyczącą sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone” oraz zakres i warunki stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego w celu ich ochrony stanowiącą załącznik do zarządzenia.

§ 2. Nadzór nad realizacją niniejszego zarządzenia powierza się Pełnomocnikowi ds. Ochrony Informacji Niejawnych.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Opracował:I.Tarnożek

Załacznik do

Zarządzenia Nr 57/2011

Burmistrza Gminy Goleniów

z dnia 30 września 2011 r.

INSTRUKCJA DOTYCZACA SPOSOBU I TRYBU PRZETWARZANIA

INFORMACJI NIEJAWNYCH O KLAUZULI „ZASTRZEONE” W URZĘDZIE GMINY I MIASTA W GOLENIOWIE ORAZ ZAKRES I WARUNKI STOSOWANIA SRODKÓW

BEZPIECZENSTWA FIZYCZNEGO W CELU ICH OCHRONY

§ 1. Informacjom niejawnym nadaje się klauzule „zastrzeżone”, jeśli nie nadano im wyższej klauzuli tajności, a ich nieuprawnione ujawnienie może mieć szkodliwy wpływ na wykonywanie przez organy władzy publicznej lub inne jednostki organizacyjne zadań w zakresie obrony narodowej, polityki zagranicznej, bezpieczeństwa publicznego, przestrzegania praw i wolności obywateli, wymiaru sprawiedliwości albo interesów ekonomicznych Rzeczypospolitej Polskiej.

§ 2.1. Dostęp do pracy na stanowiskach związanych z dostępem danej osoby do informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone” maja osoby posiadające aktualne poświadczenie bezpieczeństwa bądź pisemne upoważnienie wydane przez Burmistrza Gminy Goleniów oraz przeszkolenie z zakresu ochrony informacji niejawnych.

2. Ewidencje poświadczeń bezpieczeństwa oraz upoważnień, o których mowa w ust. 1, prowadzi Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych.

3. Pracownik, który posiada poświadczenie bezpieczeństwa wydane w innej jednostce organizacyjnej, obowiązany jest do przedłożenia oryginału w ciągu 2 dni od chwili poinformowania o tym fakcie Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych.

4. Dyrektorzy wydziałów i kierownicy biur zobowiązani są do informowania Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych o konieczności wydania upoważnienia Burmistrza Gminy Goleniów dla pracowników, których zakres obowiązków będzie wymagał dostępu do dokumentów niejawnych oznaczonych klauzula „zastrzeżone”.

§ 3.1. Dokumenty niejawne oznaczone klauzula „zastrzeżone” wpływające do Kancelarii Materiałów Niejawnych Urzędu Gminy i Miasta w Goleniowie przekazywane są do wydziałów
i biur Urzędu Gminy i Miasta w Goleniowie, gdzie po zarejestrowaniu w „Dzienniku ewidencji”, polegającym na spisaniu danych z koperty bez jej otwierania, przekazywane są dyrektorowi wydziału/ kierownikowi biura lub wskazanemu na kopercie adresatowi, posiadającemu upoważnienie Burmistrza Gminy Goleniów bądź aktualne poświadczenie bezpieczeństwa. Odbiorca przekazanego dokumentu niejawnego jest zobowiązany uzupełnić brakujące wpisy w „Dzienniku ewidencji”.

2. W przypadku braku odpowiedniego upoważnienia bądź poświadczenia bezpieczeństwa,
o otrzymaniu korespondencji oznaczonej klauzula „zastrzeżone” należy niezwłocznie powiadomić Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych.

3. Wytwarzanie i przetwarzanie dokumentów i nośników oznaczonych klauzulą „zastrzeżone” jest dopuszczalne wyłącznie na Bezpiecznym Stanowisku Komputerowym zlokalizowanym
w Kancelarii Materiałów Niejawnych,

4. Dokumenty niejawne oznaczone klauzula „zastrzeżone”, wpływające i wytwarzane w Urzędzie Gminy i Miasta w Goleniowie muszą być niezwłocznie rejestrowane w „Dzienniku ewidencji” przez upoważnionych w wydziałach i biurach pracowników.

5. Zadania pracowników zajmujących się rejestracją dokumentów niejawnych oznaczonych klauzula „zastrzeżone” dotyczące prowadzenia spraw związanych z ochroną informacji niejawnych w danym wydziale/ biurze wykonywane są na podstawie zakresu obowiązków.

6. Dyrektorzy wydziałów i kierownicy biur zobowiązani są do zgłaszania Pełnomocnikowi ds. Ochrony Informacji Niejawnych wszelkich zmian dotyczących pracowników upoważnionych do rejestracji dokumentów,

§ 4. 1. Dokumenty niejawne oznaczone klauzula „zastrzeżone” przechowuje się w miejscach niedostępnych powszechnie, zamykanych na co najmniej jeden zamek o skomplikowanym mechanizmie.

2. Dokumentów niejawnych oznaczonych klauzula „zastrzeżone” nie wolno przechowywać razem
z dokumentami jawnymi, chyba e stanowią integralna część dokumentacji. Wówczas teczka musi zostać wyraźnie oznaczona klauzula „zastrzeżone”.

3. Klucze do urządzeń biurowych, w których przechowywane są dokumenty niejawne oznaczone klauzula „zastrzeżone”, po zakończonym dniu pracy muszą być zabezpieczane przez dyrektora wydziału/ kierownika biura w miejscu niedostępnym,

4. Duplikaty kluczy do urządzeń biurowych, w których przechowywane są dokumenty niejawne oznaczone klauzula „zastrzeżone”, przechowywane są przez dyrektora wydziału/ kierownika biura.

5. W przypadku, gdy dyrektor wydziału/ kierownik biura nie posiada upoważnienia Burmistrza Gminy Goleniów bądź aktualnego poświadczenia bezpieczeństwa, klucze oraz ich duplikaty zabezpiecza pracownik wydziału/ biura, któremu w zakresie obowiązków powierzono zadania związane z ochrona informacji niejawnych.

6. Zabrania się udostępniania kluczy do urządzeń biurowych , w których przechowywane są dokumenty niejawne oznaczone klauzula „zastrzeżone” oraz ich duplikatów osobom nieuprawnionym.

7. Zobowiązuje się dyrektorów wydziałów/ kierowników biur do aktualizowania wykazu pracowników odpowiedzialnych za przechowywane klucze do miejsc, w których są przechowywane dokumenty niejawne oznaczone klauzula „zastrzeżone” oraz pracowników, którzy ich zastępują w przypadku nieobecności.

§ 5.1. Zobowiązuje się osobę przetwarzająca dokumenty oznaczone klauzula „zastrzeżone” do zabezpieczania ich treści przed ujawnieniem osobie nieuprawnionej.

2. Osoba przetwarzająca dokumenty oznaczone klauzula „zastrzeżone” ponosi odpowiedzialność za ujawnienie ich treści osobie nieuprawnionej oraz niewłaściwe ich zabezpieczanie
i przechowywanie.

3. O wszelkich nieprawidłowościach związanych z przetwarzaniem i udostępnianiem dokumentów oznaczonych klauzula „zastrzeżone” oraz o ich zagubieniu bądź zniszczeniu osoba za nie odpowiedzialna jest zobowiązana niezwłocznie powiadomić bezpośredniego przełożonego
i Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych.

§ 6. Dokumenty oznaczone klauzula „zastrzeżone” należy sporządzać zgodnie z wymogami wynikającymi z treści Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 13 sierpnia 2010 r.
w sprawie sposobu oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul tajności, a także zmiany nadanej klauzuli tajności (Dz. U. z 2010 r. Nr 159, poz. 1069).

§ 7.1. W przypadku konieczności omawiania treści dokumentów oznaczonych klauzulą „zastrzeżone”, uczestnicy spotkania muszą zostać niezwłocznie poinformowani o jego niejawnym charakterze.

2. W spotkaniu, mogą uczestniczyć wyłącznie osoby:

1) posiadające upoważnienie Burmistrza Gminy Goleniów bądź aktualne poświadczenie bezpieczeństwa co najmniej do klauzuli „zastrzeżone”,

2) których zakres obowiązków obejmuje sprawy omawiane na spotkaniu.

3. Spotkanie o charakterze niejawnym nie może być utrwalane na magnetycznych nośnikach obrazu i dźwięku. Wszelkie protokoły i notatki należy oznaczać klauzulą niejawności.