Zarządzenie Nr 61/2011 Burmistrza Gminy Goleniów z dnia 11 października 2011 r. w sprawie powołania komisji do dokonania przeglądu dokumentacji niejawnej oznaczonej klauzulą "zastrzeżone" i "poufne"

Zarządzenie Nr 61/2011

Burmistrza Gminy Goleniów

z dnia 11 października 2011 r.

w sprawie powołania komisji do dokonania przeglądu dokumentacji niejawnej oznaczonej klauzulą „ zastrzeżone” i „poufne”

Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U.
z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271 i Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 80, poz. 717 i Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz. 1055 i Nr 116, poz. 1203, z 2005 r. Nr 172, poz. 1441 i Nr 175, poz. 1457, z 2006 r. Nr 17, poz. 128 i Nr 181, poz. 1337, z 2007 r. Nr 48, poz. 327, Nr 138, poz. 974 i Nr 173, poz. 1218, z 2008 r. Nr 180, poz. 1111 i Nr 223, poz. 1458 oraz z 2009 Nr 52, poz.420 i Nr 157, poz. 1241 oraz z 2010r. Nr 40, poz. 230, Nr 28, poz. 142 i 146 i Nr 106, poz. 675 w związku z art. 52 ust 1, pkt 1 i 2, art. 6 ust. 4, art. 42 ust. 1 oraz art. 181 ust. 1 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 roku o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182 poz. 1228) zarządzam, co następuje:

§ 1. Powołuję komisję - do dokonania przeglądu dokumentacji niejawnej oznaczonej klauzulą „zastrzeżone”
i „poufne” - w składzie:

1. Ireneusz Tarnożek - Przewodniczący,

2. Stanisława Ogonowska - członek,

3. Katarzyna Siedlecka - członek

§ 2.1 Komisja dokona przeglądu dokumentów niejawnych i dokona sprawdzenia stanu ewidencyjnego i stanu faktycznego, w tym pieczęci i stempli.

2. Komisja dokona przeglądu dokumentów niejawnych zgromadzonych w Kancelarii Materiałów Niejawnych:

1. Dokumenty posiadające wartość archiwalną, dla których minął ustawowy okres ochrony, zakwalifikuje do przekazania do archiwum zakładowego po uprzednim przedłożeniu Burmistrzowi Gminy Goleniów do zatwierdzenia,

2. Dokumenty, które nie posiadają wartości archiwalnej, dla których minął okres ochrony, zakwalifikuje do zniszczenia z uwzględnieniem obowiązujących przepisów ustawy z dnia 14 stycznia 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U z 2006r Nr 97, poz. 673, z późn.zm) oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie

§ 3. Komisja przeprowadzi czynności w nieprzekraczalnym terminie do dnia 30 października 2011 roku

§ 4. Dokumenty zakwalifikowane przez Komisję do przekazania do archiwum zakładowego po naniesieniu odpowiednich zmian i adnotacji na dokumentach oraz dziennikach ewidencyjnych, pracownik wymieniony w § 1 ust. 2 skompletuje w teczkach tematycznych i po ich opisaniu przekaże za pokwitowaniem do archiwum zakładowego jako sprawy jawne.

§ 5.1 Z dokonanych czynności komisja wykona sprawozdanie, które Przewodniczący komisji przedłoży Burmistrzowi Gminy w terminie 14 dni od daty zakończenia pracy komisji, nie później jednak niż do dnia 20 października 2011 roku.

2. W przypadku stwierdzonych nieprawidłowości Komisja określi termin ich usunięcia.

§ 6. Nadzór nad skuteczną realizacją niniejszego zarządzenia powierzam Pełnomocnikowi ds. ochrony informacji niejawnych w Urzędzie Gminy i Miasta w Goleniowie

§ 7. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Goleniów, dnia ….........................

Protokół nr 1/2011

z przeprowadzonego przeglądu dokumentacji niejawnej znajdującej się w Kancelarii materiałów niejawnych w Urzędzie Gminy i Miasta w Goleniowie

Na podstawie Zarządzenia Burmistrza Gminy Goleniów nr …..../2011 z dnia …......2011 roku w sprawie powołania komisji do dokonania przeglądu dokumentacji niejawnej oznaczonej klauzulą „zastrzeżone” i „poufne”

Komisja w składzie:

1. Ireneusz Tarnożek - Przewodniczący,

2. Stanisława Ogonowska - członek,

3. Katarzyna Siedlecka - członek

w dniach …..................................... 2011 roku dokonała następujących czynności:

1. przegląd dokumentów niejawnych zgromadzonych w Kancelarii Materiałów Niejawnych,

2. określenie dokumentów, które kwalifikują się do zmiany klauzuli i zniszczenia,

3. określenie dokumentów posiadającą wartość archiwalną, które kwalifikują się do przekazania do archiwum zakładowego,

4. określenie dokumentów, które nie posiadają wartości archiwalnej, a dla których minął ustawowy okres ochrony i kwalifikują się do zniszczenia z uwzględnieniem obowiązujących przepisów ustawy.

W wyniku przeprowadzonego przeglądu stwierdzono:

Stan ewidencyjny dokumentów przechowywanych w Kancelarii Materiałów Niejawnych jest zgodny ze stanem faktycznym według załącznika do niniejszego protokołu „Wykaz dokumentów niejawnych pozostawiony w dyspozycji Kancelarii Materiałów Niejawnych, na dzień przeglądu …................................. 2011 roku.

Dokumenty ujęte są w :

a) w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów Nr …...........

b) w dzienniku korespondencyjnym Nr ….........................

c) w dzienniku ewidencyjnym

dokumenty niejawne, znajdujące się w kancelarii przechowywane są w sejfie, każdorazowo zamykanym i plombowanym po zakończeniu pracy.

Komisja proponuje przeklasyfikowanie następujących dokumentów ( zmiana lub zniesienie klauzuli dokumentu):

1.

2.

3.

Komisja proponuje zniszczenie następujących dokumentów:

1.

2.

3.

Na tym protokół zakończono.

Komisja:

1. Przewodniczący ….....................................................

2. Członek ….....................................................

3. Członek ….....................................................